Ciclo PDCA

O PDCA – ciclo de melhoria continua de um processo – conhecido no mundo inteiro como “Ciclo Deming”, foi levado por Deming para o Japão na década de 50, ocasião em que se difundiu largamente.

E um método de gestão que propõe abordagem organizada para a solução de problemas ou acompanhamento de um processo. Através desse método a melhoria se da continuamente, ou seja, a melhoria é continua.

O objetivo e orientar de forma simples e segura as etapas de preparação e execução de atividades pre-determinadas, para atingir o sucesso no aprimoramento ou implantação de um processo qualquer.

Cada termo do ciclo PDCA vem do inglês Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir), onde cada parte do ciclo compreende determinadas ações que vão a cada novo ciclo melhorando o processo.

Figura 1: Ciclo PDCA

Cada termo do ciclo PDCA compete determinadas ações individuais que quando são executadas de maneira organizada e eficiente podem gerar grandes melhorias no processo.

Plan (Planejar)

1. Aqui devemos identificar o problema, definir exatamente o que será melhorado, que benefícios a resolução desse problema irá trazer para a empresa, quanto a empresa irá deixar de gastar ou ainda lucrar com isso. 
2. Devemos analisar o problema para sabermos se é viável a solução desse problema, se o quanto será gasto tentando consertar determinado equipamento compensa ou se vale a pena adquirir um novo. Deve-se utilizar ferramentas como 5W2H, Históricos de dados, Gráficos de Controle, Diagramas de Correlação, entre outras ferramentas Gerenciais da Qualidade.
3. Deve-se em seguida realizar uma Análise do Processo para descobrir o que está acontecendo dentro do seu processo, o por que? Aqui o Diagrama de Ishikawa e o 5W2H são extremamente importantes . Um Diagrama de Pareto pode ajudar a determinar os mais importantes.
4. Devemos agora Elaborar um Plano de Ação para determinar como o problema será minimizado ou eliminado. Aqui é um bom lugar para prever se algum problema pode vir a aparecer ao atacar o problema selecionado. 

Do (Fazer)

Essa é a etapa mais longa do ciclo pois demanda muito tempo para executar o plano de ação de deve conter obrigatoriamente três passos:

1. Treinar todo o pessoal envolvido, tanto no projeto de melhoria quanto no processo a ser melhorado.
2. Deve-se executar as melhorias do processo que foram colocadas no plano de ação, ou seja, executar o que foi planejado de maneira sucinta e rápida, ou da maneira mais rápida que for possível. Pois dessa forma o que foi treinado com o pessoal não será esquecido e será colocado em prática o mais rápido possível.
3. Deve-se controlar o processo, medir as características do mesmo após as melhorias, essa coleta deve ser bastante completa e objetiva para que na próxima etapa do ciclo PDCA possamos comparar com as metas que foram estipuladas no início do projeto. Para isso um bom planejamento para que a Folha de Verificação fique bem feita é essencial.

Check (Checar)

Essa é a etapa onde iremos comparar o que foi planejado da etapa Plan e o que foi realizado na etapa Do. Devemos refazer alguns indicadores como o Diagrama de Pareto, o Histograma e/ou a Carta de Controle. Devemos analisar criticamente cada ponto dos gráficos baseado no que foi planejado para podermos saber onde atingimos a meta e onde deixamos a desejar.

Act (Agir)

Aqui devemos fazer a analise crítica de todo o ciclo até aqui e determinar o que deu certo e o que deu errado.

1. Ao revisarmos o que deu errado, devemos ser realistas e mostrar para todo o grupo que algo saiu errado, porém, sem apontar culpados. Nesse caso devemos rodar novamente o ciclo e encontrar uma nova ação que bloqueie a causa.
2. Caso o problema tenha sido resolvido, a ação tomada deve ser padronizada para que o problema resolvido não volte a acontecer. E após a concluso do ciclo um novo problema deve ser atacado.

Erros freqüentes

• Fazer sem planejar;
• Definir metas e não definir métodos para atingi-las;
• Definir metas e métodos e não treinar o pessoal envolvido;
• Esperar o próximo fazer ou começar;
• Fazer e não verificar;
• Fazer, verificar e não padronizar;
• Parar o ciclo com a solução do problema e não rodar novamente para melhorar o processo;
• Não definir meios de avaliar o processo na fase de planejamento.

Deve-se lembrar que essa ferramenta pode ser utilizada em qualquer processo, seja fabricação, serviço ou comercio. Assim sendo temos que levar essa ferramenta para a nossa vida e não apenas para o nosso trabalho.

Diagrama de Pareto

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta que deve ser utilizada para a identificação dos maiores problemas do processo, os que mais se repetem, ou que tem maior conseqüência no produto final, e com base nesse diagrama, é possível definir os maiores problemas e a partir daí partir para o Diagrama de Ishikawa para achar suas causas como explicado no post anterior. O Gráfico de Pareto classifica os problemas em “Poucos Vitais” e “Muitos Triviais”. O princípio de Pareto é conhecido pela proporção 80/20, ou seja, “é comem que 80% dos problemas resultem de cerca de apenas 20% das causas potenciais”

O Diagrama de Pareto, Gráfico de Pareto ou Gráfico de Barras é representado por barras em ordem decrescente, com a barra maior do lado esquerdo do gráfico e que vai diminuindo conforme vai avançando para o lado direito, até que a última barra seja (caso necessário) a barra da categoria outros. Nesse mesmo gráfico, existe uma linha que parte da barra maior do lado esquerdo e vai crescendo conforme avança para o lado direito, essa linha representa a soma acumulada dos problemas. O gráfico deve ficar semelhante ao mostrado abaixo.

Gráfico 1: Exemplo de Gráfico de Pareto

 A categoria outros não necessariamente precisa ser a menor, porém, é inaceitável que ela seja muito grande uma vez que se ela for grande, deve-se dividi-la em alguma outra categoria que tenha se repetido muitas vezes e por algum motivo passou despercebido.

O Diagrama é utilizados em diversas situações, e algumas delas são as identificações de problemas, priorizar a ação a ser tomada, confirmar resultados de melhoria, verificar a situação do processos antes e depois da melhoria, detalhar causas maiores em causas específicas.

Para que o Diagrama de Pareto seja construído de maneira correta e representativa, é necessário que se tenha:

• Coleta de dados eficiente através de uma folha de verificação;
• Uma boa estratificação dos dados coletados.

Ambas as ações são importantíssimas para a construção do gráfico.

Construção do Diagrama de Pareto

A primeira coisa a se fazer para construir o gráfico de decidir o que vamos analisar, e o tipo de problema, por exemplo, precisamos medir o processo de fabricação de garrafas de vidro (o que vamos analisar) para verificar o motivo da cura incompleta (motivo da análise).

Devemos definir o método de coleta de dados e o período de coleta, por exemplo, a coleta será feita diretamente no processo e a cada hora, ou a cada lote de garrafas, ou uma vez por dia. Nesse ponto deve-se ficar atentos e coletar o máximo de dados possíveis, falando tanto da quantidade de garrafas inspecionadas quanto da forma como esse dados serão coletados, pois pode ocorrer de preparar uma folha de verificação com poucos dados do processo (turno de fabricação, lote, hora da verificação e tipo de garrafa) e perde-se dias fazendo a coleta de dados e no momento da estratificação e montagem do gráfico ou mesmo em outra etapa da verificação do problema, percebe-se que os dados são insuficientes por algum motivo como a causa do problema estar não apenas no turno ou no lote mas em outro ponto, e será necessário uma nova coleta com mais dados como temperatura ou tempo de permanência de diversas etapas do processo.

Após uma coleta correta, devemos realizar a estratificação dos dados, que nada mais é do que separar todos os dados coletados em famílias ou grupos de forma a deixá-los claro no diagrama, por exemplo, faremos um diagrama bem simples de defeitos por turno, então iremos somar todos os dados e separá-los por turno e depois resumir os dados numa planilha. Na primeira linha os dados do 1º turno, na segunda linha os dados do 2º turno e na terceira linha os dados do 3º turno, em frente a esses dados iremos fazer os porcentagem de cada um em relação ao total e depois a soma acumulada das porcentagens, como mostrado na tabela abaixo:

Tabela 1: Dados Fictícios de defeitos por turno

	Defeitos	% Defeitos	% Acumulada
1º Turno	39	50%	50%
3º Turno	21	27%	77%
2º Turno	18	23%	100%
Total	78	100%

Depois devemos plotar os dados num gráfico, serão plotados a % Defeitos e a % Acumulada. A % Defeitos deverá ser colocada em ordem decrescente e a % Acumulada em ordem crescente para que o gráfico fique com uma visualização mais fácil e siga o padrão de Pareto, como mostrado no gráfico abaixo:

Gráfico 2: Gráfico de Pareto baseado na Tabela 1

Nosso Gráfico de Pareto está pronto, e a partir daqui sabemos que a maior quantidade de defeitos se encontra no 1º Turno e é onde devemos atacar primeiro, através do Diagrama de Ishikawa, Cartas de Controle, sempre com um bom Brainstorming. Depois de solucionado o problema, deve realizar uma nova coleta de dados para verificar através de um novo Gráfico de Pareto se a ocorrência dos defeitos atacados diminuiu da maneira esperada ou se continua sendo um problema.

Se tivéssemos um gráfico semelhante ao Gráfico 1, com muitas causas, não necessariamente precisamos atacar a causa de maior ocorrência, pois algumas vezes aparecem problemas de fácil solução e que não depende de estudos mais apurados, esses podem ser resolvido de maneira simples, e com isso aceleramos a melhoria do processo e num próximo gráfico mais de um problema já estará solucionado.

Não necessariamente precisa ser atacado o maior e depois de um novo gráfico atacar o problema seguinte, pode-se atacar dois ou mais de uma vez, desde que não reduza a eficiência do ataque aos problemas individuais, ou seja, não saia atropelando as coisas, seja eficiente na solução de problemas.

Colocando em prática

Participando da construção de um Diagrama de Pareto, me dei conta do quanto essa ferramenta é simples e de fácil utilização, porém de construção trabalhosa. Depois de realizada a coleta de dados, a estratificação é que tornará o diagrama eficiente, logo, é preciso fazer diversas planilhas e organizar os dados de diversas formas, e com isso plotar diversos diagramas, pois algumas vezes a maneira como você planeja construir o diagrama não mostra as oportunidades de melhoria como esperado, e você precisa começar a estratificação novamente e refazer o diagrama.

Por exemplo, deve-se fazer uma estratificação e um diagrama como mostrado na Tabela 1 e no Gráfico 2, porém o gráfico pode ser pouco expressivo pois, não mostra quais defeitos atacar, apenas em que turno acontecem mais defeitos. Fazer outro gráfico como no Gráfico 1, que mostra os defeitos do processo, pode plotar um com uma votação das possíveis causas do problema depois de realizar uma reunião para fazer o Diagrama de Ishikawa, e muitos outros. Então antes de mostrar o resultado do seu trabalho para o seu superior, faça mais de um diagrama e analise qual define melhor a ação a ser tomada, ou leve todos para seu superior.

Referência

JATOBÁ, Paulo César. As Ferramentas da qualidade - Aprendendo a aplicar para solucionar problemas: BANAS, 2004. Disponível em <www.banasqualidade.com.br>. Acesso em 12/08/2013 as 09:40.

MARTINS, Rosemary; BASTIANI, J A de. Diagrama de Pareto: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em <http://www.blogdaqualidade.com.br/diagrama-de-pareto/>. Acesso em 03/09/2013, 13:28.

Estratificação

Estratificação

A estratificação, apesar do nome estranho, nada mais é do que agrupar os dados coletados na Folha de Verificação de forma a deixá-los com fácil visualização de acordo com determinadas características, ou seja, agrupá-los em estratos.

Um bom exemplo disso é o exemplo utilizado na Tabela 1, são dados fictícios de um processo onde está querendo saber em qual turno ocorrem mais defeitos, e após a coleta de dados obteve-se uma tabela como a mostrada a seguir:

Tabela 1: Dados de Exemplo de dados antes da estratificação

Data	Turno	Defeitos
2/jan	1º Turno	10
2/jan	2º Turno	2
2/jan	3º Turno	2
3/jan	1º Turno	13
3/jan	2º Turno	6
3/jan	3º Turno	9
4/jan	1º Turno	6
4/jan	2º Turno	9
4/jan	3º Turno	4
5/jan	1º Turno	10
5/jan	2º Turno	1
5/jan	3º Turno	6

E após a estratificação dos dados temos a seguinte tabela:

Tabela 2: Dados da Tabela 1 após estratificação

	Defeitos	% Defeitos	% Acumulada
1º Turno	39	50%	50%
3º Turno	21	27%	77%
2º Turno	18	23%	100%
Total	78	100%

Dessa forma podemos visualizar melhor os dados coletados da quantidade de defeitos por turno.

A estratificação pode ser feita quando queremos procurar determinados fenômenos ou quando queremos investigar as causas dos resultados após a realização do Diagrama de Ishikawa e determinação das possíveis causas do problema.

A estratificação é parte uma das etapas para a melhora da eficiência do processo, seja para diminuir defeitos, atender melhor o cliente ou facilitar a manufatura. Essa etapa é obrigatória após a coleta de dados, pois sem a estratificação teremos os mesmos dados espalhados em diversos pontos da planilha, causando cansaço ao procurar por esses dados, contagem incorreta de dados e demora na contagem dos mesmos. Por isso o planejamento antes da coleta de dados é tão importante, para que a estratificação seja feita de maneira eficiente e deixe claro o que está acontecendo com o processo.

A estratificação é um conceito simples, porém deve-se tomar cuidado para não estratificar demais os dados e deixar algo tão resumido que não é possível obter as informações detalhadas, ou estratificar de menos e ter muitos dados que não representam nada por estarem muitos espalhados em grupos sem importância.

Colocando em prática

Para colocar em prática a estratificação é necessário apenas atenção no momento de agrupar os dados para não se esquecer de nenhum.

Com um bom conhecimento de planilha eletrônica é possível facilitar essa etapa através de filtros comuns e avançados, classificando de maneira crescente ou decrescente, gerando gráficos e histogramas de forma automática, e outras ferramentas que podem facilitar a estratificação.

A estratificação é um conceito bem simples e que dispensa maiores explicações, por isso não vou ficar me alongando em algo de fácil entendimento. Espero que tenham entendido o conceito. Qualquer dúvida estou a disposição.

Referência

Ferramentas da Qualidade: SEBRAE, 2005. Disponível em: < http://www.dequi.eel.usp.br/~barcza/FerramentasDaQualidadeSEBRAE.pdf>. Acesso em: 12/08/2013, 10:18.

MARTINS, Rosemary. Estratificação: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em < http://www.blogdaqualidade.com.br/estratificacao/>. Acesso em 03/09/2013, 16:13.

Folha de Verificação

Folha de Verificação

Folhas de Verificação são formulários planejados para coletar e registrar dados de maneira organizada, fácil e concisa, para que dessa forma uma posterior análise de dados seja otimizada. Os dados coletados nessa folha de verificação serão utilizados posteriormente, para a construção de Cartas de Controle ou mesmo em Gráficos de Pareto, além de outros fins.

O Layout da folha de verificação depende da finalidade da coleta de dados, porém, todas elas tem em comum, o local e a data da coleta, nome dos responsáveis pela coleta de dados equem está sendo monitorado, seja ele, homem, máquina, setor ou outro.

As folhas de Verificação podem ser de vários tipos e para diversas finalidades, como por exemplo:

• Distribuição do Processo de Produção: Geralmente esse tipo de dado é utilizado em Histogramas ou para Controle Estatístico de Processo. Geralmente esse tipo de coleta segue junto com a produção, ou seja, se o processo é contínuo, a coleta de dados deve ser contínua, se o processo é batelada, a coleta é feita em batelada, e assim por diante.
• Verificação de Itens Defeituosos: Muito utilizado quando se quer saber os tipos de defeitos existentes numa peça, geralmente a coleta é feita por amostragem de cada lote, e esses dados são utilizado para a construção de um gráfico de Pareto.
• Localização do Defeito: Utilizada para localizar o defeito num processo ou peça, muitas vezes a localização é feita por imagem com destaque para o defeito ou com desenho padrão onde a região do defeito é destacada.
• Causas de Defeitos: Nesse tipo de folha de verificação, geralmente já se tem uma idéia da causa do defeito, então a coleta é direcionada, e tanto a causa quanto o defeito são coletados juntos para depois plotar num gráfico de dispersão e confirmar a relação entre causa e defeito.

A Folha de Verificação deve ser construída de maneira planejada, a fim de se coletar o mínimo de dados possível, porém, deve-se tomar cuidado para não coletar dados de menos e perder o trabalho devido a uma coleta pobre de dados, por exemplo, num processo onde se deseja descobrir a causa de um defeito na cura de uma peça, o responsável resolve coletar dados da quantidade de defeitos, turno onde ocorrem os defeitos e máquina onde ocorrem os defeitos com maior freqüência, porém, depois da coleta percebe-se que ele precisaria também do tempo de cura, temperatura de cura e lote da matéria prima, logo, a coleta teve que ser refeita por ser mal planejada e a primeira coleta gerou perda de tempo, e mais defeitos sem solução, e além da tarefa não agregar valor ainda gerou prejuízos pela demora na solução do problema. Mas deve-se tomar cuidado para não coletar dados demais e fazer da folha uma poluição visual que nem mesmo o responsável consegue entender. Resumindo, a Folha de Dados deve ser baseada nas categorias utilizadas para estratificação.

Para uma boa construção da Folha, os passos abaixo devem ser o norte do responsável pela criação da folha e coleta de dados.

• Definir claramente qual evento está sendo estudado;
• Definir o período em que os dados serão coletados e a freqüência da coleta;
• Construir um formulário fácil e claro, com todas as colunas devidamente identificadas e com espaço suficiente para o preenchimento dos dados;
• Coletar dados consistentes e honestamente.

Tabela 1: Modelo de Folha de Verificação já Lançada em Planilha Eletrônica

Além disso, toda folha de verificação deve ter também um cabeçalho claro com as informações do começo do artigo, são elas, local e data da coleta, período de coleta, responsável pela coleta e quem está sem monitorado (máquina, operador, turno, etc), um exemplo é mostrado na figura abaixo.

Vantagens

• O fato é registrado no momento da ocorrência;
• Facilidade em identificar a causa do problema;
• Ferramenta de fácil aplicação.

Desvantagens

• Os equipamentos devem sempre estar auferidos para a coleta de dados;
• O processo de coleta pode ser lento de acordo com o tamanho da amostra;
• Os dados na maioria das vezes aparecem em valores exatos com arredondamentos algumas vezes grosseiros.

Colocando em prática

Essa ferramenta na prática é muito fácil de aplicar e só depende do responsável para que seja realizada de maneira eficiente, porém, algumas vezes temos que lidar com a interferência de outras pessoas, e geralmente quando estamos coletando dados do processo as pessoas que estamos monitorando direta ou indiretamente podem achar que estamos acompanhando o serviço delas para saber se estão realmente trabalhando ou não, como se fossemos a pessoa que irá promovê-la ou a que irá “dedurá-la” ao responsável. Para que isso não ocorra, é importante deixar algumas coisas claras:

• Explicar claramente que estamos tentando enxergar defeitos no processo, caso seja esse o intuído do levantamento, e não medindo o nível de eficiência do colaborador;
• Deixar claro também, que o colaborador deve trabalhar normalmente como ele sempre trabalha, para que não ocorram resultados não representativos, ou seja, o operador fica tentando tirar o material da melhor forma só para não aparecerem defeitos no levantamento, mas que irão retornar depois de finalizado o mesmo;
• Focar no levantamento de dados, e não ficar quebrando galhos para ajudar os outros, pois isso pode acarretar a perda de algum dado. Principalmente se a coleta for realizada de maneira contínua, isso poderá atrasar a finalização do trabalho, ou reduzir a representatividade do processo.

Esse levantamento é simples e fácil de ser realizado, basta ter o planejamento correto, saber aonde quer chegar e coletar os dados corretos, tornando a folha de verificação uma ferramenta importante na representatividade do processo para que se possam estratificar os dados, seguir para o Diagrama de Pareto para certificar qual problema é mais crítico e atacá-lo partindo do Diagrama de Ishikawa.

Referencias

Aildefonso, Edson C. Ferramentas da Qualidade: CEFETES, 2006. Disponível em: <ftp://ftp.cefetes.br/cursos/CodigosLinguagens/EAildefonso/FERRAMENTAS%20da%20QUALIDADE%20I.pdf>. Acesso em: 12/08/2013, 16:40.

MARTINS, Rosemary. Folha de Verificação: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em < http://www.blogdaqualidade.com.br/folha-de-verificacao/>. Acesso em 28/08/2013, 16:13.