Ciclo PDCA

O PDCA – ciclo de melhoria continua de um processo – conhecido no mundo inteiro como “Ciclo Deming”, foi levado por Deming para o Japão na década de 50, ocasião em que se difundiu largamente.

E um método de gestão que propõe abordagem organizada para a solução de problemas ou acompanhamento de um processo. Através desse método a melhoria se da continuamente, ou seja, a melhoria é continua.

O objetivo e orientar de forma simples e segura as etapas de preparação e execução de atividades pre-determinadas, para atingir o sucesso no aprimoramento ou implantação de um processo qualquer.

Cada termo do ciclo PDCA vem do inglês Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir), onde cada parte do ciclo compreende determinadas ações que vão a cada novo ciclo melhorando o processo.

Figura 1: Ciclo PDCA

Cada termo do ciclo PDCA compete determinadas ações individuais que quando são executadas de maneira organizada e eficiente podem gerar grandes melhorias no processo.

Plan (Planejar)

1. Aqui devemos identificar o problema, definir exatamente o que será melhorado, que benefícios a resolução desse problema irá trazer para a empresa, quanto a empresa irá deixar de gastar ou ainda lucrar com isso. 
2. Devemos analisar o problema para sabermos se é viável a solução desse problema, se o quanto será gasto tentando consertar determinado equipamento compensa ou se vale a pena adquirir um novo. Deve-se utilizar ferramentas como 5W2H, Históricos de dados, Gráficos de Controle, Diagramas de Correlação, entre outras ferramentas Gerenciais da Qualidade.
3. Deve-se em seguida realizar uma Análise do Processo para descobrir o que está acontecendo dentro do seu processo, o por que? Aqui o Diagrama de Ishikawa e o 5W2H são extremamente importantes . Um Diagrama de Pareto pode ajudar a determinar os mais importantes.
4. Devemos agora Elaborar um Plano de Ação para determinar como o problema será minimizado ou eliminado. Aqui é um bom lugar para prever se algum problema pode vir a aparecer ao atacar o problema selecionado. 

Do (Fazer)

Essa é a etapa mais longa do ciclo pois demanda muito tempo para executar o plano de ação de deve conter obrigatoriamente três passos:

1. Treinar todo o pessoal envolvido, tanto no projeto de melhoria quanto no processo a ser melhorado.
2. Deve-se executar as melhorias do processo que foram colocadas no plano de ação, ou seja, executar o que foi planejado de maneira sucinta e rápida, ou da maneira mais rápida que for possível. Pois dessa forma o que foi treinado com o pessoal não será esquecido e será colocado em prática o mais rápido possível.
3. Deve-se controlar o processo, medir as características do mesmo após as melhorias, essa coleta deve ser bastante completa e objetiva para que na próxima etapa do ciclo PDCA possamos comparar com as metas que foram estipuladas no início do projeto. Para isso um bom planejamento para que a Folha de Verificação fique bem feita é essencial.

Check (Checar)

Essa é a etapa onde iremos comparar o que foi planejado da etapa Plan e o que foi realizado na etapa Do. Devemos refazer alguns indicadores como o Diagrama de Pareto, o Histograma e/ou a Carta de Controle. Devemos analisar criticamente cada ponto dos gráficos baseado no que foi planejado para podermos saber onde atingimos a meta e onde deixamos a desejar.

Act (Agir)

Aqui devemos fazer a analise crítica de todo o ciclo até aqui e determinar o que deu certo e o que deu errado.

1. Ao revisarmos o que deu errado, devemos ser realistas e mostrar para todo o grupo que algo saiu errado, porém, sem apontar culpados. Nesse caso devemos rodar novamente o ciclo e encontrar uma nova ação que bloqueie a causa.
2. Caso o problema tenha sido resolvido, a ação tomada deve ser padronizada para que o problema resolvido não volte a acontecer. E após a concluso do ciclo um novo problema deve ser atacado.

Erros freqüentes

• Fazer sem planejar;
• Definir metas e não definir métodos para atingi-las;
• Definir metas e métodos e não treinar o pessoal envolvido;
• Esperar o próximo fazer ou começar;
• Fazer e não verificar;
• Fazer, verificar e não padronizar;
• Parar o ciclo com a solução do problema e não rodar novamente para melhorar o processo;
• Não definir meios de avaliar o processo na fase de planejamento.

Deve-se lembrar que essa ferramenta pode ser utilizada em qualquer processo, seja fabricação, serviço ou comercio. Assim sendo temos que levar essa ferramenta para a nossa vida e não apenas para o nosso trabalho.