5S

O 5S foi criado no Japão em meados do pós-guerra (II Guerra Mundial), e junto dos várias outras ferramentas transformaram o Japão em uma superpotência em menos de 30 anos, e ele passou de um pais completamente arrasado pela guerra para uma potencia mundial em tudo que ele produzia. O mundo todo quis saber o que eles tinha feito para conseguir isso e nada mais era do que a mudança de cultura baseada em diversas ferramentas como o 5S, MASP, TPM, e outras ferramentas. Eu já li em alguns lugares que no final dos anos 40 os EUA mandaram alguns profissionais, inclusive da qualidade, para ajudar a reconstruir o Japão, como forma de se desculparem pelo lançamento das bombas atômicas naquela década, e que os japoneses aprenderem tão bem a arte da qualidade que 30 anos depois eles estavam ensinando o mundo todo a ter qualidade em seus processos.

O 5S é a base da qualidade, uma empresa que não consegue ter pelo menos os 3 primeiros S implantados terá muita dificuldade em implantar outras ferramentas mais complexas como ISO 9001, MASP, Just-in-time e tantas outras existentes.

O 5S é baseado na mudança cultural das pessoas da organização, pois com essa mudança a organização irá melhorar seu processo e consequentemente diminuir riscos a saúde do trabalhador, já que o ambiente estará mais organizado e limpo. Tudo terá seus lugar correto e identificado proporcionando um tempo menor para buscar cada coisa, a pessoa irá andar menos em busca do que procura, irá se estressar menos pois terá um ambiente mais organizado e com menos poluição visual. O 5S deve ser levado tanto para a nossa vida pessoal como profissional pois ajudará a termos uma vida mais organizada e produtiva.

Vamos aos detalhes de cada S e em que ele nos ajuda a melhorar nossa vida pessoal e profissional:

SEIRI Senso de Utilização	SEITON Senso de Ordenação	SEISO Senso de Limpeza
Significado: Definir o que realmente é necessário e o que é desnecessário.	Significado: Catalogar o que foi separado no primeiro senso.	Significado: Conscientização da importância do não sujar.
Implantação: O que for realmente desnecessário deve ser descartado ou deixado a disposição num lugar específico. O que for pouco utilizado deixar num lugar fora do local de trabalho. O que for de utilização constantes deixar próximo ao local de trabalho. E o que for necessário a todo momento deixa o mais próximo possível de si.	Implantação: Catalogar cada coisa por utilização, identificando devidamente cada uma delas. O que for para descarte deve ser identificado como tal ou que procedimento tomar para pegar tal objeto. O que for pouco utilizado ou de utilização constante, identificar claramente o armário, gaveta ou onde quer que esteja guardado tal objeto. O que for necessário a todo momento não necessita de identificação pois deve ficar próximo ao utilizador.	Implantação: Fazer um Dia D pode ajudar muito neste senso. Quando a consciência de não sujar vem de casa fica mais fácil aplicar esse senso. Banheiros são locais de difícil implantação desse senso. Cada pessoa deve limpar e manter limpo seus posto de trabalho. Não se trata de limpar a todo momento mas de manter limpo.
Benefícios: Liberação de espaço; Reaproveitamento de recursos; Diminuição de custos; Aumento da Segurança; Ambiente agradável.	Benefícios: Acesso rápido e fácil; Melhora da comunicação; Redução do risco de acidentes; Menor cansaço físico e mental; Facilidade de trânsito; Evita compra de materiais desnecessários.	Benefícios: Higiene do local de trabalho; Melhoria do ambiente de trabalho; Possibilidade de detectar falhas nos equipamentos; Aumento da vida útil dos equipamentos.
Valores pessoais: Perda de apego as coisas materiais e compartilhar com o próximo.	Valores pessoais: Melhora da capacidade de planejamento e maior conforto, eficiência e segurança do local de trabalho.	Valores pessoais: Preocupação não só com o posto de trabalho mas com o meio ambiente em que trabalhamos e vivemos.

Deve-se implantar primeiramente esses três sensos, e isso deve levar certo tempo do começo dos trabalhos da implantação e da real implantação de todos os três sensos. Ago em torno de 3 a 6 meses. Quanto melhor a disseminação da idéia de organização e limpeza, mais rápida a implantação dos três primeiros sensos.

Mas deve-se ficar atento a diversos pontos como a grande quantidade de materiais de uso individual e que poderiam ser de uso coletivo como cola, tesoura ou grampeador. No senso da limpeza algumas pessoas acham que o pessoal da limpeza (geralmente terceirizada) é responsável por esse senso e na verdade ele só devem cuida da limpeza pesada dos setores e da área comum a todos os colaboradores. Mudança de Layout pode fazer parte do senso de ordenação e ajudar na organização dos setores.

A implantação desses e dos próximos sensos é mais efetiva quando se fazem reuniões constantes com os gestores pré-definidos de cada área e melhor ainda, quando ocorrem premiações aos melhores projetos de 5S na empresa.

Após a implantação e manutenção dos três primeiros sensos for concluída e estar sob controle através de auditorias internas, deve-se dar sequencia na implantação dos demais sensos que são mostrados a seguir:

SEIKETSU Senso de Saúde	SHITSUKE Senso de Autodisciplina
Significado: Manter um ambiente de trabalho com condições físicas e mentais Favoráveis a saúde.	Significado: É a busca da melhoria contínua a nível principalmente pessoal.
Implantação: Palestras de conscientização de boa alimentação, programas de segurança no trabalho, CIPA, e outros programas que proporcionam boas condições físicas para o ambiente de trabalho. Manter o ambiente de trabalho tranqüilo, sem autoritarismo e sem permissividade, adotar medidas de decisão conjunta e outras medidas que proporcionam boas condições mentais de trabalho.	Implantação: Basicamente é nos policiarmos sobre o quesito 5S, buscando seguir padrões técnicos e éticos sem a necessidade de fazer em função das auditorias, mas sim para crescimento pessoal. Palestras sobre preconceitos, respeitar o espaço do próximo, planejamento das ações, e outros ajudam muito nesse senso. Autodisciplina é colocar em prática diariamente tudo o que aprendemos com os outros senso de maneira organizada.
Benefícios: Para o trabalhador, esse senso ajuda a ter melhor qualidade de vida, menores riscos a sua saúde e menos estresse. Para a empresa, melhor assiduidade do trabalhador, menos acidentes de trabalho e condições de trabalho favoráveis ao trabalhador.	Benefícios: Facilidade de se adaptar a novos ambientes, aprender a pensar sempre em melhorar sempre o ambiente em que vivemos e nunca achar que já está bom o suficiente. Facilidade em seguir novos padrões de trabalho, éticos e técnicos.
Valores Pessoais: Felicidade, saúde e amor a vida.	Valores Pessoais: Cooperação, respeito, responsabilidade.

Podemos perceber ao ver todos os cinco sensos que os três primeiros são senso mis mecânicos e os dois primeiros são mais comportamentais. Isso porque nos três primeiros temos que colocar a mão na massa num primeiro momento para limpar e organizar nosso ambiente de trabalho e depois mantê-lo limpo, e nos dois últimos é mais complicado, pois temos uma certa dificuldade natural em cuidarmos da nossa saúde, pois comemos fritura várias vezes por semana, raramente fazemos um check-up para ver como estamos de saúde e outras fatores que influenciam a nossa saúde. O mesmo acontece com a autodisciplina, geralmente não temos isso de berço, nossa mãe está sempre nos dizendo, arruma sua cama, lave as mãos, faça isso faça aquilo, e nos acostumamos com isso, e no 5S temos o costume de manter o local somente porque o auditor irá passar na próxima semana.

Para uma implantação eficaz do 5S temos que realizar treinamentos com grupos de pessoas da empresa, explicar que o 5S depende principalmente da mudança cultural e que não é apenas uma ferramenta para limpar a fábrica de maneira organizada. Alguns fracassos na implantação dos 5S está no fato de algumas empresas fazerem uma palestra em massa e depois limpar todos os setores e obrigar os colaboradores a manter daquele jeito, isso é se limitar aos 3 primeiros S. Temos que ser insistentes e implantar os 5S na cabeça das pessoas e não na fábrica, 5S é mudança cultural, mudança física é Housekeeping.

O 5S é a base da qualidade e a partir dela é possível implantar mais facilmente outras ferramentas e obter certificações como ISO 9001 e outras. Então temos que insistir a cada dia para que o 5S seja implantado na mente, e com isso os 2 últimos S sejam implantados eficazmente.

Implantação

Deve-se fazer um planejamento para a implantação do 5S e pode ser algo como o mostrado abaixo:

Cronograma de Implantação 5S
Palestra informativa para inicio das atividades com toda a fábrica	20/1/2014
Inicio dos treinamentos	21/1/2014
Dia D	1/2/2014
Implantação do primeiro S	3/2/2014
Implantação do Segundo S	24/2/2014
Implantação do Terceiro S	17/3/2014
Atividades de manutenção dos 3 primeiros S	7/4/2014
Inicio das auditorias dos 3 primeiros S	14/4/2014
Nova plastra para implantação dos 2 últimos S	2/5/2014
Implantação do quarto S	5/5/2014
Implantação do quinto S	26/5/2014
Atividades de manutenção dos 5S	9/6/2014
Inicio das auditorias dos 5S	16/6/2014

É preciso formar uma comissão auditora desde o início para ficar responsável por cada setor e que será também a equipe auditoras de outros setores. Deve-se premiar os melhores projetos de 5S, os setores mais organizados e assim por diante, pois premiações estimulam os trabalhadores a fazer o 5S cada dia melhor mas deve-se tomar cuidado para não fazer a fábrica rodar apenas pela premiação pois quando ela acabar o 5S corre o risco de acabar também.

Não faça treinamentos maçantes pois isso desestimula até o mais bem intencionado ao 5S, faça algo dinâmico, ofereça coffee break, brindes e outras coisas para as pessoa passarem a associar o 5S com coisas boas.

Seja criativo na implantação e paciente na tomada de decisões em grupo porém, seja rígido nas cobranças por resultados de 5S mas não seja ríspido, enfim, aplique o 5S e sua empresa com certeza irá crescer muito daí em diante.

Referencias:

http://www.pdca.com.br/site/portal-5s.html

http://www.blogdaqualidade.com.br/5s/