5W2H

Conhecida também como técnica dos 5 porquês. Ela deve ser utilizada junto com outras ferramentas e deve ser inserida no ciclo PDCA.

Ela é uma técnica simples e eficaz de auxílio na solução de problemas, na tomada de ações corretivas e preventivas, na elaboração de planos de atividade. Quem aplica 5S também utiliza muito 5W2H. E tem um outro benefício: a referente ao tema tratado não sofre interferências no decorrer do processo, pois tudo fica estabelecido por escrito e sem brechas. Caso surjam dúvidas, elas podem ser discutidas e o plano revisado, ajustando todo o processo em tempo hábil e com o conhecimento de todos os envolvidos.

Um dos lugares mais usados do 5W2H é em um formulário de Não Conformidades e Ações Corretivas, por exemplo. Assim, as ações tomadas são evidenciadas claramente.

De maneira simplificada, o 5W2H é composto de sete perguntas que ajudarão a encontrar solução para os diversos problemas encontrados no nosso dia a dia.

What? – Qual ação sera desenvolvida ou o que será realizado, aqui devemos definir qual o problema a ser resolvida ou qual melhoria será realizada. Por exemplo. Mudança no Layout da empresa.

Who? – Quem irá realizar a ação, quem ficará responsável por essa melhoria e irá coordenar o grupo de melhoria.

When? – Quando a ação sera tomada, data de inicio e fim previsto para conclusão. Por exemplo. Início 20/04/2013 Data limite 20/06/2013.

Why? – Qual o motivo da ação tomada, em que essa ação irá melhorar no nosso processo, no nosso ambiente de trabalho. Ela pode ser para melhorar o fluxo de trabalho, diminuir o deslocamento de pessoal ou qualquer outro motivo que seja, mas deve ser claro o motivo.

Where? – Em que local será realizada a melhoria, qual setor da fábrica, ou que divisão do escritório.

How? – Como será realizada a melhoria, com pessoal próprio, com pessoal terceirizado, com treinamento do pessoal, com 5S, enfim, como será conduzida a melhoria.

How much? – Quanto custa essa melhoria. Quanto será gasto com treinamentos, com despesas de materiais, com consultorias e qualquer outra despesas necessária para a realização da melhoria.

O importante é que os dados sejam sucintos na tabela 5W2H, mas devem ser detalhados no plano de ação para que as ações não sejam realizadas de qualquer jeito ou sem qualquer planejamento.

É ideal que se faça um acompanhamento de cada melhoria individualmente para saber a quantas anda cada ação, um acompanhamento de 25 em 25% ou de 10 em 10% por exemplo. É possível também estipular o tempo para cada etapa da melhoria caso seja algo que demande um tempo muito longo ou dependa de outros fatores que estejam fora de nosso controle.

A tabela abaixo nos dá um exemplo bem simples de 5W2H em planilha eletrônica.

Tabela 1: Tabela de 5W2H em planilha eletrônica

Itens	O Quê? (What?)	Por Quê (Why?)	Quando? (When?)		Onde? (Where?)	Responsável (Who?)	Como? (How?)	Quanto Custa? (How Much?)	% concluído
			Inicio	Prazo Final
1	Layout	Melhora fluxo de pessoal	20/4/2013	20/6/2013	Setor de Transportes	Raul Braghin	Pessoal Próprio	R$                2.000,00	25%

Após a construção da tabela 5W2H é necessário que se faça um detalhamento de cada item, isso será o planejamento citado acima, por exemplo, na tabela acima é preciso mexer no layout para melhorar o fluxo de pessoal, mas deve explicar por que é preciso melhorar o fluxo de pessoas, se é para reduzir trajeto, se é por motivo de segurança ou outro qualquer, serão gastos R$ 2000 com o que exatamente e os 25% concluídos significam que etapa do projeto? Isso tudo deve ficar claro principalmente para a gerência que irá pagar por isso e vai querer ver o retorno.

Referencias

GODOY, Ana P. A. Ferramentas da qualidade 5W2H e Fluxograma: Nortel, 2013. Disponível em <http://www.cpqd.com.br/spin-cps/images/Apresentacoes/51_5w2h_e_fluxograma.pdf> Acesso em: 01/11/2013, 12:10.

ROSSA, Giovana. Plano de ação usando 5W2H. Blog Qualidade Simples. Disponível em <http://blog.qualidadesimples.com.br/2013/09/02/plano-de-acao-usando-5w2h/> Acesso em 01/11/2013, 13:15.