O 5S foi criado no Japão em meados
do pós-guerra (II Guerra Mundial), e junto dos várias outras ferramentas
transformaram o Japão em uma superpotência em menos de 30 anos, e ele passou de
um pais completamente arrasado pela guerra para uma potencia mundial em tudo
que ele produzia. O mundo todo quis saber o que eles tinha feito para conseguir
isso e nada mais era do que a mudança de cultura baseada em diversas
ferramentas como o 5S, MASP, TPM, e outras ferramentas. Eu já li em alguns
lugares que no final dos anos 40 os EUA mandaram alguns profissionais,
inclusive da qualidade, para ajudar a reconstruir o Japão, como forma de se
desculparem pelo lançamento das bombas atômicas naquela década, e que os
japoneses aprenderem tão bem a arte da qualidade que 30 anos depois eles
estavam ensinando o mundo todo a ter qualidade em seus processos.
O 5S é a base da qualidade, uma
empresa que não consegue ter pelo menos os 3 primeiros S implantados terá muita
dificuldade em implantar outras ferramentas mais complexas como ISO 9001, MASP,
Just-in-time e tantas outras existentes.
O 5S é baseado na mudança cultural
das pessoas da organização, pois com essa mudança a organização irá melhorar
seu processo e consequentemente diminuir riscos a saúde do trabalhador, já que
o ambiente estará mais organizado e limpo. Tudo terá seus lugar correto e
identificado proporcionando um tempo menor para buscar cada coisa, a pessoa irá
andar menos em busca do que procura, irá se estressar menos pois terá um
ambiente mais organizado e com menos poluição visual. O 5S deve ser levado
tanto para a nossa vida pessoal como profissional pois ajudará a termos uma
vida mais organizada e produtiva.
Vamos aos detalhes de cada S e em
que ele nos ajuda a melhorar nossa vida pessoal e profissional:
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SEIRI
Senso de Utilização
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SEITON
Senso de Ordenação
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SEISO
Senso de Limpeza
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Significado: Definir o que realmente é necessário e o que é desnecessário.
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Significado: Catalogar o que foi separado no primeiro senso.
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Significado: Conscientização da importância do não sujar.
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Implantação:
O que for realmente
desnecessário deve ser descartado ou deixado a disposição num lugar
específico.
O que for pouco utilizado deixar
num lugar fora do local de trabalho.
O que for de utilização
constantes deixar próximo ao local de trabalho.
E o que for necessário a todo
momento deixa o mais próximo possível de si.
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Implantação:
Catalogar cada coisa por
utilização, identificando devidamente cada uma delas.
O que for para descarte deve ser
identificado como tal ou que procedimento tomar para pegar tal objeto.
O que for pouco utilizado ou de
utilização constante, identificar claramente o armário, gaveta ou onde quer
que esteja guardado tal objeto.
O que for necessário a todo
momento não necessita de identificação pois deve ficar próximo ao utilizador.
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Implantação:
Fazer um Dia D pode ajudar muito
neste senso.
Quando a consciência de não
sujar vem de casa fica mais fácil aplicar esse senso.
Banheiros são locais de difícil
implantação desse senso.
Cada pessoa deve limpar e manter
limpo seus posto de trabalho.
Não se trata de limpar a todo
momento mas de manter limpo.
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Benefícios:
Liberação de espaço;
Reaproveitamento de recursos;
Diminuição de custos;
Aumento da Segurança;
Ambiente agradável.
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Benefícios:
Acesso rápido e fácil;
Melhora da comunicação;
Redução do risco de acidentes;
Menor cansaço físico e mental;
Facilidade de trânsito;
Evita compra de materiais
desnecessários.
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Benefícios:
Higiene do local de trabalho;
Melhoria do ambiente de
trabalho;
Possibilidade de detectar falhas
nos equipamentos;
Aumento da vida útil dos
equipamentos.
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Valores pessoais:
Perda de apego as coisas
materiais e compartilhar com o próximo.
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Valores pessoais:
Melhora da capacidade de
planejamento e maior conforto, eficiência e segurança do local de trabalho.
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Valores pessoais:
Preocupação não só com o posto
de trabalho mas com o meio ambiente em que trabalhamos e vivemos.
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Deve-se implantar primeiramente
esses três sensos, e isso deve levar certo tempo do começo dos trabalhos da
implantação e da real implantação de todos os três sensos. Ago em torno de 3 a 6 meses. Quanto melhor a
disseminação da idéia de organização e limpeza, mais rápida a implantação dos
três primeiros sensos.
Mas deve-se ficar atento a
diversos pontos como a grande quantidade de materiais de uso individual e que
poderiam ser de uso coletivo como cola, tesoura ou grampeador. No senso da
limpeza algumas pessoas acham que o pessoal da limpeza (geralmente
terceirizada) é responsável por esse senso e na verdade ele só devem cuida da
limpeza pesada dos setores e da área comum a todos os colaboradores. Mudança de
Layout pode fazer parte do senso de ordenação e ajudar na organização dos
setores.
A implantação desses e dos
próximos sensos é mais efetiva quando se fazem reuniões constantes com os gestores
pré-definidos de cada área e melhor ainda, quando ocorrem premiações aos
melhores projetos de 5S na empresa.
Após a implantação e manutenção
dos três primeiros sensos for concluída e estar sob controle através de
auditorias internas, deve-se dar sequencia na implantação dos demais sensos que
são mostrados a seguir:
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SEIKETSU
Senso de Saúde
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SHITSUKE
Senso de Autodisciplina
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Significado: Manter um ambiente de trabalho com condições físicas e mentais
Favoráveis a saúde.
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Significado: É a busca da melhoria contínua a nível principalmente pessoal.
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Implantação:
Palestras de conscientização de
boa alimentação, programas de segurança no trabalho, CIPA, e outros programas
que proporcionam boas condições físicas para o ambiente de trabalho.
Manter o ambiente de trabalho
tranqüilo, sem autoritarismo e sem permissividade, adotar medidas de decisão
conjunta e outras medidas que proporcionam boas condições mentais de
trabalho.
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Implantação:
Basicamente é nos policiarmos
sobre o quesito 5S, buscando seguir padrões técnicos e éticos sem a
necessidade de fazer em função das auditorias, mas sim para crescimento
pessoal.
Palestras sobre preconceitos,
respeitar o espaço do próximo, planejamento das ações, e outros ajudam muito
nesse senso.
Autodisciplina é colocar em
prática diariamente tudo o que aprendemos com os outros senso de maneira
organizada.
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Benefícios:
Para o trabalhador, esse senso
ajuda a ter melhor qualidade de vida, menores riscos a sua saúde e menos
estresse.
Para a empresa, melhor
assiduidade do trabalhador, menos acidentes de trabalho e condições de
trabalho favoráveis ao trabalhador.
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Benefícios:
Facilidade de se adaptar a novos
ambientes, aprender a pensar sempre em melhorar sempre o ambiente em que
vivemos e nunca achar que já está bom o suficiente.
Facilidade em seguir novos
padrões de trabalho, éticos e técnicos.
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Valores Pessoais:
Felicidade, saúde e amor a vida.
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Valores Pessoais:
Cooperação, respeito,
responsabilidade.
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Podemos perceber ao ver todos os
cinco sensos que os três primeiros são senso mis mecânicos e os dois primeiros
são mais comportamentais. Isso porque nos três primeiros temos que colocar a
mão na massa num primeiro momento para limpar e organizar nosso ambiente de
trabalho e depois mantê-lo limpo, e nos dois últimos é mais complicado, pois
temos uma certa dificuldade natural em cuidarmos da nossa saúde, pois comemos
fritura várias vezes por semana, raramente fazemos um check-up para ver como
estamos de saúde e outras fatores que influenciam a nossa saúde. O mesmo
acontece com a autodisciplina, geralmente não temos isso de berço, nossa mãe
está sempre nos dizendo, arruma sua cama, lave as mãos, faça isso faça aquilo,
e nos acostumamos com isso, e no 5S temos o costume de manter o local somente
porque o auditor irá passar na próxima semana.
Para uma implantação eficaz do 5S
temos que realizar treinamentos com grupos de pessoas da empresa, explicar que
o 5S depende principalmente da mudança cultural e que não é apenas uma
ferramenta para limpar a fábrica de maneira organizada. Alguns fracassos na
implantação dos 5S está no fato de algumas empresas fazerem uma palestra em
massa e depois limpar todos os setores e obrigar os colaboradores a manter
daquele jeito, isso é se limitar aos 3 primeiros S. Temos que ser insistentes e
implantar os 5S na cabeça das pessoas e não na fábrica, 5S é mudança cultural,
mudança física é Housekeeping.
O 5S é a base da qualidade e a
partir dela é possível implantar mais facilmente outras ferramentas e obter
certificações como ISO 9001 e outras. Então temos que insistir a cada dia para
que o 5S seja implantado na mente, e com isso os 2 últimos S sejam implantados
eficazmente.
Implantação
Deve-se fazer um planejamento para
a implantação do 5S e pode ser algo como o mostrado abaixo:
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Cronograma de Implantação 5S
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Palestra informativa para inicio
das atividades com toda a fábrica
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20/1/2014
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Inicio dos treinamentos
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21/1/2014
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Dia D
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1/2/2014
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Implantação do primeiro S
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3/2/2014
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Implantação do Segundo S
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24/2/2014
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Implantação do Terceiro S
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17/3/2014
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Atividades de manutenção dos 3
primeiros S
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7/4/2014
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Inicio das auditorias dos 3
primeiros S
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14/4/2014
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Nova plastra para implantação dos
2 últimos S
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2/5/2014
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Implantação do quarto S
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5/5/2014
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Implantação do quinto S
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26/5/2014
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Atividades de manutenção dos 5S
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9/6/2014
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Inicio das auditorias dos 5S
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16/6/2014
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É preciso formar uma comissão
auditora desde o início para ficar responsável por cada setor e que será também
a equipe auditoras de outros setores. Deve-se premiar os melhores projetos de
5S, os setores mais organizados e assim por diante, pois premiações estimulam
os trabalhadores a fazer o 5S cada dia melhor mas deve-se tomar cuidado para
não fazer a fábrica rodar apenas pela premiação pois quando ela acabar o 5S
corre o risco de acabar também.
Não faça treinamentos maçantes
pois isso desestimula até o mais bem intencionado ao 5S, faça algo dinâmico,
ofereça coffee break, brindes e outras coisas para as pessoa passarem a
associar o 5S com coisas boas.
Seja criativo na implantação e
paciente na tomada de decisões em grupo porém, seja rígido nas cobranças por
resultados de 5S mas não seja ríspido, enfim, aplique o 5S e sua empresa com
certeza irá crescer muito daí em diante.
Referencias:
