Matriz GUT

Matriz GUT ou Matriz de Prioridade é uma ferramenta que auxilia na priorização do ataque ao problema, ou oportunidade de melhoria como se lê muito por ai. Dentro do ambiente empresarial sempre existe a necessidade de melhorias seja qual for a empresa ou ramo de atividade.

Para que possamos começar a trabalhar com essa ferramenta devemos primeiro definir a escala que utilizaremos, é comum utilizar a escala de 1 a 5 onde 1 é menos grave e 5 é muito grave, um exemplo está apresentado na Tabela 1:

Tabela 1: Escala da Matriz GUT

Depois devemos definir os critérios de Gravidade, Urgência e Tendência, por exemplo, Gravidade pode ser relacionado a perda de clientes ou custo de manutenção, Urgência pode estar relacionado ao quão rápido a gravidade pode ocorrer e a Tendência pode estar relacionado ao quanto o problema irá piorar se nada for feito.

O importante é ter essas escalas bem definidas e clara para todos os envolvidos.

A matriz pronta deve ficar mais ou menos assim:

Tabela 2: Matriz GUT pronta

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Resultado
Queima de Equipamentos	2	5	3	30
Perdade de Dados dos PC's	5	3	1	15

Após montarmos a tabela devemos multiplicar os valores obtidos e observar os resultados para poder priorizar os valores mais altos. Caso esteja utilizando outra ferramenta em conjunto com essa, e as prioridades forem diferentes, devemos avaliar qual é de maior importância e definir qual problema atacar primeiro.

É possível também definir um valor de prioridade como por exemplo, se nenhum valor da matriz GUT estiver acima de 50, utilizar o diagrama de Pareto como indicador de quais problemas atacar primeiro.

Essa ferramenta, a princípio não necessita de dados factuais para ser utilizada, é baseada no “achismo” para alguns, mas ela depende muito do conhecimento dos envolvidos no problema, pois com ela devemos estimar valores de Gravidade, Urgência e Tendência a partir dos nossos conhecimento do processo e de uma estimativa do que pode vir a acontecer, porém, ninguém vai mexer uma palha se não tiver o mínimo de embasamento nos dados que comprovem ou indicam que o problema está por esse ou aquele caminho, então o interessante é utilizar a Matriz GUT com outras ferramentas como o Diagrama de Pareto, o Histograma ou outra ferramenta necessária.

Utilizar a Matriz com outra ferramenta é útil, pois um Diagrama de Pareto apresenta o maior problema atualmente baseado em dados reais mas a matriz GUT avalia o problema em como ele pode se comportar no futuro e com as duas ferramentas trabalhando juntas podemos mudar o foco do problema apresentado no Pareto caso necessário.

Colocando em Prática

Essa Matriz é de extrema utilidade, mas deve ser utilizada por pessoas dispostas a ajudar naquele dia porque como dito anteriormente, é baseado muito no conhecimento dos envolvidos, e se algum dos envolvidos estiver estressado demais ou bravo com algo que venha a interferir na análise dos problemas, esse indivíduo não deve participar da ação ou a ação deve ser feito num outro momento, pois aqui a falta de boa vontade interfere muito.

Imagine um dia em que você é chamado na escola para tomar bronca da diretora porque seu filho está brigando com freqüência, isso acontece no final de um mês que ficou apertado porque seu carro quebrou e comprometeu o orçamento da casa, a cabeça da pessoa fica cheia e na hora de trabalhar a Matriz GUT ele vai dizer algo assim: “coloca qualquer coisa ai que eu não estou com saco pra isso hoje”, ou algo bem pior (experiência própria!).

Então tentem manter o nível de Brainstorming animado, sem atritos ou pessoas desanimadas. Aqui seguem algumas dicas para melhorar o clima nesse momento.

Referência

Sobre Administração. Matriz GUT – Guia Completo, 2011. Disponível em < http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/ >. Acesso em 18/02/2014 as 12:40.

MARTINS, Rosemary. Histograma: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em < http://www.blogdaqualidade.com.br/matriz-de-prioridade/ >. Acesso em 18/02/2014, 11:22.

Intervalo entre Publicações

Fonte: Blog Critica Laguna

O pessoal que acessa o blog deve estar se perguntando porque as publicações esse ano não estão mais semanais como no ano passado.

É que a rotina no começo do ano geralmente é mais complicada, tive que cobrir férias de algumas pessoas no meu atual serviço e estou dando andamento no plano de negócio da minha futura empresa de treinamento (pois é, tá enrolado desde o ano passado!), sem contar as rotinas domésticas como dar atenção pro meu filho de 10 meses em fase de aprender a andar.

Mas voltarei com as publicações semanais se possível, continuem acessando e comentem as postagens.

MASP

MASP – Método de Análise e solução de Problemas

Problema é o resultado indesejável de um trabalho.

O problema pode ser definido de várias outras maneiras como:

Algo que não deveria acontecer mas está acontecendo ou

Algo que está acontecendo de forma diferente do que deveria acontecer.

Resumindo, problema é algo ruim que ocorre em qualquer área existente, ele é inerente a vida da mesma forma que o risco, perceba que para que algo aconteça de maneira errada e torne-se um problema basta que aconteça fora da nossa supervisão ou sob uma supervisão defeituosa, e para que algo aconteça da forma correta e não se torne um problema é necessário um grande esforço, seja ele físico ou psicológico. Em outras palavras, “basta piscar os olhos que a cagada acontece”.

O MASP é uma ferramenta bastante completa, que assim como o PDCA, faz uso de diversas ferramentas da qualidade, na verdade, o PDCA e o MASP caminham juntos pois um está inserido dentro do outro de uma forma que não percebemos, mas o que interessa não é separar um do outro mas fazer uso de um, outro ou ambos para solucionar o problema.

O MASP é baseado em 8 passos assim como o ciclo PDCA, e essa sequência segue uma lógica para podermos identificar, analisar, bloquear e concluir o problema.

Tabela 1:  Sequência MASP

Fonte: DtCom

Ele básicamente é constituído do ciclo PDCA então quem quiser ter informações sobre o ciclo PDCA basta acessar esse post. Vamos a um breve resumo.

Primeiro, qualidade não tem fim então esquece aquela estória que todo mundo fala “agora o processo está 100%” ou “agora o processo está redondo”, isso não existe, então ataque sempre o problema, porque como ou disse, é só piscar que algo sai errado. Lembre-se, Melhoria Contínua.

Segundo, fazer qualidade é um trabalho ingrato porque enquanto tem um diretor querendo resultado da fábrica, tem você querendo que o operador de uma paradinha para te ajudar com algum esclarecimento, ai meu amigo, ninguém vai arriscar o próprio pescoço dando uma paradinha na máquina pra te ajudar.

Terceiro, qualidade é uma tomada de ações baseado em dados factuais utilizando ferramentas e indicadores SMART (farei um post sobre indicadores SMART em breve) junto com um bom planejamento e com o envolvimento de todos.

Então vamos ao MASP.

Seguindo a Tabela 1 temos:

1.      Identificação do Problema: Isso geralmente é fácil de perceber, mas como devemos sempre nos basear em dados factuais, um Diagrama de Pareto vai ajudar a priorizar o problema.

2.      Observação do Problema: Um 5W2H vai definir responsáveis por resolver o problema e dar indícios de como resolvê-lo.

3.      Análise do Problema: faça uso de cartas de controle, diagramas de correlação para tentar identificar alguma relação do problema com algum outro fato. Utilize também o Diagrama de Ishikawa para identificar as causas raiz do problema.

4.      Plano de Ação: Aqui é onde devemos escrever sobre o problema, suas possíveis causas raiz, como iremos solucionar, os problemas que podemos enfrentar e os novos problemas que poderão surgir posteriormente. Esse item pode até servir de gancho para o próximo ciclo PDCA.

5.      Ação: Treinar todo o pessoal envolvido, bloquear as causas fundamentais descritas no item 4 e começar novas coletas de dados para posterior verificação se o bloqueio das causas foi eficaz. A Folha de Verificação é fundamental aqui.

6.      Verificação: Vamos estratificar os dados da Folha de Verificação e alimentar outras ferramentas como a Carta de Controle, Histogramas e Diagramas de Pareto para saber se realmente o bloqueio foi efetivo. Se o bloqueio não tiver sido efetivo, devemos ter observado o problema de maneira um tanto leiga ou o planejamento foi inadequado, então devemos voltar do início e verificar o que foi feito errado.

7.      Padronização: Se a ação tomada foi efetiva, devemos padronizar as mudanças para que todos na fabricar passem a falar a mesma língua quando as novas mudanças.

8.      Conclusão: Após a conclusão do ciclo, devemos verificar os pontos importantes e ressaltá-los para uma próxima melhoria. Devemos também rever o Diagrama de Pareto e decidir o próximo problema a ser atacado.

Devemos ficar atentos para que o problema não volte, para que o pessoal esteja sempre treinado e atualizado, e para que todo os envolvidos estejam sempre envolvidos e não deixem isso pra lá, com o pensamento que é muito comum depois de um tempo, “deixa que fulano cuida disso”, um problema no ambiente de trabalho é problema de todos os envolvidos.

Referência

Bastiani, Jeison Arenhart De. MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) – parte 1: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em < http://www.blogdaqualidade.com.br/masp-metodo-de-analise-e-solucao-de-problemas-parte-1/ >. Acesso em 04/02/2014, 12:35.

MASP: DtCom, 2013. Disponível em < www.dtcom.com.br >. Acesso em 03/02/2014, 10:18.