Matriz GUT

Matriz GUT ou Matriz de Prioridade é uma ferramenta que auxilia na priorização do ataque ao problema, ou oportunidade de melhoria como se lê muito por ai. Dentro do ambiente empresarial sempre existe a necessidade de melhorias seja qual for a empresa ou ramo de atividade.

Para que possamos começar a trabalhar com essa ferramenta devemos primeiro definir a escala que utilizaremos, é comum utilizar a escala de 1 a 5 onde 1 é menos grave e 5 é muito grave, um exemplo está apresentado na Tabela 1:

Tabela 1: Escala da Matriz GUT

Depois devemos definir os critérios de Gravidade, Urgência e Tendência, por exemplo, Gravidade pode ser relacionado a perda de clientes ou custo de manutenção, Urgência pode estar relacionado ao quão rápido a gravidade pode ocorrer e a Tendência pode estar relacionado ao quanto o problema irá piorar se nada for feito.

O importante é ter essas escalas bem definidas e clara para todos os envolvidos.

A matriz pronta deve ficar mais ou menos assim:

Tabela 2: Matriz GUT pronta

Problema	Gravidade	Urgência	Tendência	Resultado
Queima de Equipamentos	2	5	3	30
Perdade de Dados dos PC's	5	3	1	15

Após montarmos a tabela devemos multiplicar os valores obtidos e observar os resultados para poder priorizar os valores mais altos. Caso esteja utilizando outra ferramenta em conjunto com essa, e as prioridades forem diferentes, devemos avaliar qual é de maior importância e definir qual problema atacar primeiro.

É possível também definir um valor de prioridade como por exemplo, se nenhum valor da matriz GUT estiver acima de 50, utilizar o diagrama de Pareto como indicador de quais problemas atacar primeiro.

Essa ferramenta, a princípio não necessita de dados factuais para ser utilizada, é baseada no “achismo” para alguns, mas ela depende muito do conhecimento dos envolvidos no problema, pois com ela devemos estimar valores de Gravidade, Urgência e Tendência a partir dos nossos conhecimento do processo e de uma estimativa do que pode vir a acontecer, porém, ninguém vai mexer uma palha se não tiver o mínimo de embasamento nos dados que comprovem ou indicam que o problema está por esse ou aquele caminho, então o interessante é utilizar a Matriz GUT com outras ferramentas como o Diagrama de Pareto, o Histograma ou outra ferramenta necessária.

Utilizar a Matriz com outra ferramenta é útil, pois um Diagrama de Pareto apresenta o maior problema atualmente baseado em dados reais mas a matriz GUT avalia o problema em como ele pode se comportar no futuro e com as duas ferramentas trabalhando juntas podemos mudar o foco do problema apresentado no Pareto caso necessário.

Colocando em Prática

Essa Matriz é de extrema utilidade, mas deve ser utilizada por pessoas dispostas a ajudar naquele dia porque como dito anteriormente, é baseado muito no conhecimento dos envolvidos, e se algum dos envolvidos estiver estressado demais ou bravo com algo que venha a interferir na análise dos problemas, esse indivíduo não deve participar da ação ou a ação deve ser feito num outro momento, pois aqui a falta de boa vontade interfere muito.

Imagine um dia em que você é chamado na escola para tomar bronca da diretora porque seu filho está brigando com freqüência, isso acontece no final de um mês que ficou apertado porque seu carro quebrou e comprometeu o orçamento da casa, a cabeça da pessoa fica cheia e na hora de trabalhar a Matriz GUT ele vai dizer algo assim: “coloca qualquer coisa ai que eu não estou com saco pra isso hoje”, ou algo bem pior (experiência própria!).

Então tentem manter o nível de Brainstorming animado, sem atritos ou pessoas desanimadas. Aqui seguem algumas dicas para melhorar o clima nesse momento.

Referência

Sobre Administração. Matriz GUT – Guia Completo, 2011. Disponível em < http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/ >. Acesso em 18/02/2014 as 12:40.

MARTINS, Rosemary. Histograma: Blog da Qualidade, 2012. Disponível em < http://www.blogdaqualidade.com.br/matriz-de-prioridade/ >. Acesso em 18/02/2014, 11:22.