Fluxograma de Processo

Fluxograma de Processo

“Uma fotografia vale mais que mil palavras”. Se pudéssemos modificar este antigo provérbio e ampliá-lo um pouco para cobrir os processos nas organizações, ele poderia ser escrito assim: “Um fluxograma vale mais do que mil palavras”. (Aildefonso, 2006)

O Fluxograma é uma ferramenta indispensável para mapear e entender o funcionamento do processo e a ligação entre diferentes processos.

Fluxogramas são indicações do passo a passo do processo para que possamos entendê-lo, melhorá-lo ou mesmo alterá-lo de modo a facilitar o entendimento e a visualização do mesmo. O Fluxograma nos dá a quantidade de etapas percorrida por um produto durante sua produção, como o trabalho flui pelos colaboradores, entre outras coisas.

Os diagramas são elaborados basicamente com símbolos de fácil identificação, para que as etapas do processo sejam prontamente entendidas, ou seja, saber onde é ponto de decisão, inicio, fim, etapa, preparo, manufatura, fluxo, etc. A Figura 1 mostra alguns símbolos que representam o processo: 

Figura 1: Simbologia utilizada na construção de Fluxogramas

 Fonte: SEBRAE, 2005  

O Fluxograma de Processo pode ser utilizado por qualquer organização e em qualquer tipo de processo, por isso existem diversos tipos de fluxogramas para as mais diversas aplicações:

Fluxograma de Blocos ou Diagrama de Blocos: é um fluxograma genérico, sem muita complexidade ou explicação, ele demonstra o processo de maneira simples e lógica.

Fluxograma Vertical ou de Trabalho: utilizado para descrever a rotina de trabalho num determinado setor. É muito utilizado para trabalhos de levantamentos de dados.

Fluxograma administrativo ou de rotinas de trabalho: Muito utilizado na análise e racionalização de fluxo de formulários. É semelhante ao Fluxograma Vertical porém muito mais detalhado, e por isso pode ser subdividido em fluxos mais simples.

Fluxograma Global, de Colunas ou Horizontal: é utilizado na exposição de esquemas ou rotinas sem muita explicação pois as etapas são auto explicativas, e não necessariamente utiliza os símbolos mostrados na Figura 1, pode utilizar imagens ou figuras que representam as etapas do processo já que este tipo de fluxograma deve ser auto explicativo.

Algumas vezes a complexidade do processo não permite mapeá-lo por completo e é necessário dividi-lo em diversos pequenos fluxogramas que devem ser interligados.

Abaixo temos um exemplo de Fluxograma de Blocos de uma empresa de Laminação de PVC.

Figura 2: Fluxograma do processo de Laminação de PVC

Como descrever um processo

Descrição de processo existente:

• Identificar o início e o fim do processo;
• Observar todo o processo do início ao fim;
• Definir todas as etapas do processo;
• Elaborar um rascunho do fluxograma;
• Analisar criticamente o rascunho com todos os envolvidos;
• Melhorar o rascunho de acordo com a análise crítica;
• Comparar o fluxograma com o processo real;
• Datar o diagrama para futuras referencias e utilizações;

Descrição de um novo processo :

• Identificar o início e o fim do processo;
• Visualizar as etapas a serem realizadas no processo (atividades, decisões, entradas e saídas);
• Definir as etapas do processo;
• Elaborar um rascunho do fluxograma;
• Analisar criticamente o fluxograma com as pessoas envolvidas no processo;
• Melhorar o rascunho baseado na análise crítica;
• Datar o diagrama para futuras referências e utilizações.

Mas a real utilidade do fluxograma é entender o processo, isso porque o processo muda lentamente e sua complexidade vai aumentando e gerando acúmulo de tarefas desnecessárias que geram uma queda da produtividade global do processo. Com o fluxograma básico composto de suas principais etapas e sub-etapas nas mãos devemos nos perguntar: “Onde estamos nos desviando do caminho?” ou “qual o motivo de nos desviarmos do caminho?”, e a partir daí podemos determinar diversos parâmetros como quais etapas são desnecessárias, quais nos levam a ter problemas ou potencias problemas.

Colocando em prática

Todo fluxograma é baseado num processo, logo para construir um fluxograma deve-se conhecer minimamente o processo ou ser auxiliado por quem conhece o mesmo. Portanto vamos a algumas dicas de como construir um fluxograma:

Durante a construção do fluxograma é sempre bom ter alguém para ajudar pois é um trabalho complexo, e algumas vezes sub-etapas importantes passam despercebidas.

Peça ajuda de pessoas de todos os níveis da organização, líderes, operadores, gerentes, etc. Cada um vai mostrar a parte que ele vê e entende do processo, e a junção de todos esses conhecimentos vai fazer o fluxograma mais completo, porém, cuidado para não se atropelar com muitas etapas e nem deixar o fluxogramas mais complexo que o processo.

Cuidado com pessoas que “sabem tudo”, essas pessoas podem estar querendo impressionar ou fingir que entendem do assunto porque estão sempre passando por todos os setores da fábrica, então tenha em mente que cada um entende bem do seu próprio setor, e o líder entende bem a fábrica em geral mas não cada setor individualmente.

Com isso basta te ajuda das pessoas certas de cada área que o fluxograma estarácorreto e sucinto.

Referencia

JATOBÁ, Paulo César. As Ferramentas da qualidade - Aprendendo a aplicar para solucionar problemas: BANAS, 2004. Disponível em <www.banasqualidade.com.br>. Acesso em 12/08/2013 as 09:40.

KANAMURA, Alberto Hideki; NETO, Gonzalo Vecina; ARAKI, Paulinho Shiguer; MALIK, Ana Maria. Manual do Programa de Gestão da Qualidade do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo: 2002. Disponível em < http://portalses.saude.sc.gov.br/arquivos/sala_de_leitura/saude_e_cidadania/ed_03/pdf/07_01.pdf >. Acesso em 09/07/2013 as 07:35.

Ferramentas da Qualidade: SEBRAE, 2005. Disponível em: < http://www.dequi.eel.usp.br/~barcza/FerramentasDaQualidadeSEBRAE.pdf>. Acesso em: 12/08/2013, 10:18.

Aildefonso, Edson C. Ferramentas da Qualidade: CEFETES, 2006. Disponível em: <ftp://ftp.cefetes.br/cursos/CodigosLinguagens/EAildefonso/FERRAMENTAS%20da%20QUALIDADE%20I.pdf>. Acesso em: 12/08/2013, 16:40.